Back Office Agent

 

Wij zijn per direct op zoek naar een enthousiaste backoffice medewerker met een flexibele instelling, voor vervanging van onze fijne collega Robin die zich volgend jaar volledig gaat focussen op het schrijven van haar scriptie. Deze rol is ook goed te vervullen naast een HBO of WO-studie, of kan als 24-40urige baan worden vervuld.

 

Onze missie.

Wist je dat een verkeersongeval doodsoorzaak nummer één is op de werkvloer? En dat jaarlijks 19.000 ernstige gewonden in het verkeer worden veroorzaakt door menselijke fouten?
Van 19.000 ernstige gewonden naar nul verkeersongevallen. Klinkt ambitieus, maar als we eens kijken naar het aantal acceptabele verkeersongevallen binnen jouw bedrijf? Jouw collega’s? Jouw gezin? Exact. Wij streven naar nul verkeersongevallen en we gaan door tot we dit bereikt hebben.

Met data en expertise voorspellen we rijgedrag. Die kennis nemen we mee in trainingen, coaching en beïnvloeding van bedrijven en individuen om veiliger te rijden. Zo voorspellen én voorkomen we verkeersongevallen en komen we elke dag dichter bij onze ultieme droom: een wereld zonder werkgerelateerde verkeersongevallen.

 

Zo is het om te werken bij het lab.

We groeien hard, dus elke dag is anders. Met een gedrevenheid van hier tot Tokyo, zijn we echt niet te stoppen. We streven naar een organisatie waarin je zelf verantwoordelijkheid neemt voor je werk. Dat betekent wel dat afspraak ook echt afspraak is, zodat we op elkaar kunnen rekenen. Dit jaar is ons hoofddoel om van een startup naar een ScaleUp te groeien en jij kan mede zorgen dat dat lukt! We hebben drie kernwaarden in ons DNA: inspireren, verbinden en versterken. Dat doen we met een portie lef, openheid op basis van vertrouwen en plezier. Zo kunnen we blijven innoveren en het beste in elkaar naar boven halen! Momenteel hebben we 20 medewerkers, een poule van 10 werkstudenten en een zzp-groep van 50 trainers. We zijn een compleet gedigitaliseerd bedrijf wat het mogelijk maakt om vrijwel geheel online te opereren. Echter zien wij het belang van een gezamenlijke vestiging om positieve energie en kennis te blijven delen en daarom hebben we een heerlijk kantoor in Baarn.

 

Missie van de Rol. 

Als Back Office Agent is het jouw missie om de organisatie te ondersteunen op administratief niveau. Hierin focus je je met name op de juiste administratieve afhandeling van alle trainingen die wij door het land verzorgen. Nadat een training heeft plaatsgevonden, zorg jij ervoor dat deelnemers ofwel trainers de stappen zetten die nodig zijn om het gewenste resultaat te krijgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een beoordeling die een trainer digitaal moet invullen over de deelnemer (dit noemen wij een rapportage) zodat je vervolgens een certificaat kunt uitsturen aan de deelnemer. Gezien veel zaken geautomatiseerd zijn, kan je werken vanuit een takenlijst die automatisch gevuld wordt. Bij de wat complexere taken heb je voornamelijk te maken met uitzonderingssituaties, en moet je in die situaties op zoek naar hetgeen waardoor het systeem bij deze specifieke trainer of deelnemer een blokkade geeft. Dat kan bijvoorbeeld ook komen door een verkeerd detail op een factuur, waardoor deze niet goedgekeurd kan worden. Je bent, uitzonderingssituatie of niet, in ieder geval uitmuntend in het opvolgen van de gepaste en gewenste processen. Waar nodig bel je de trainer of deelnemer op omdat dit de meest efficiente route is naar de oplossing. Je blinkt uit in punctualiteit, consistentie, structuur en het zien aankomen van problemen, snel beslissingen nemen die resulteren in een adequate oplossing. Je bent goed in staat prioriteit te geven aan de activiteiten die het beste als eerste kunnen worden uitgevoerd en vind het fijn om dingen altijd accuraat af te handelen. Jouw manier van inrichten en communiceren zorgen ervoor dat misverstanden onmogelijk zijn en dat je omgeving begrijpt waar en hoe informatie te interpreteren en terug te vinden is. In ons constante streven naar procesoptimalisatie is echter wél inzicht nodig in het probleem en de verschillende oplossingen die mogelijk zijn. Het is jouw missie om daarbij de administratie altijd accuraat en georganiseerd af te handelen en daarvan de organisatie op de juiste wijze op de hoogte te stellen. 

 

 

Typisch jij.

  • Je hebt affiniteit met het uitzoeken van complexe uitzonderingssituaties en vind het heerlijk om dagelijks op zoek te gaan naar kleine, goede oplossingen.
  • Je gaat heel goed op een geordende gegevens, lege takenlijsten en overzichtelijke planningen
  • Kennis en/of ervaring op het gebied van AFAS is een pré
  • Accuraat, gedetailleerd en gedisciplineerd
  • Je bent punctueel, ziet niet snel dingen over het hoofd en vind het fijn om heel routinematig te werk te gaan. Je krijgt energie van een foutloze administratie.
  • Je hebt onwijs veel plezier in je werk en staat open om te leren, anderen te ondersteunen en te groeien!
  • Je hebt grondige kennis financiele administratie, het boeken van inkoopfacturen en het opmaken van een eindbalans.
  • Je bent communicatief vaardig
  • Je bent zelfstandig, zelfsturend en je weet je te ontwikkelen in een dynamische omgeving. Van nature breng je structuur aan in je dagelijkse werk en weet deze ook over te brengen aan je directe omgeving

 

 

Typisch Roadsafetylab.

  • Een heerlijk kantoor in Baarn met elke dag verse lunches.
  • Een junior tot senior samengesteld topteam met een open, leergierige en bevlogen karakter
  • Wintersporters in hart en nieren. Een RoadsafeSkireis meemaken in 2022?
  • Een startcontract van 7 maanden (eerste contract), vervolgd door een lange samenwerking door wederzijdse liefde.
  • Deze rol kan vervuld worden op basis van 24 uur.
  • 28 vakantiedagen.
  • € 1.000,-- opleidingsbudget
  • Een pensioen regeling
  • Een marktconform salaris afhankelijk van ervaring en probleemoplossend denkvermogen

 

Heb jij het in je DNA?

Na je eerste maand hopen we met je door te kunnen, daar waar het avontuur echt begint! Je gaat je functie helemaal eigen maken en wordt expert in je vak. In de vierde maand ga je aan de slag met een persoonlijk ontwikkelingsplan. De begeleiding in jouw ontwikkelingspad heeft het eerste jaar de volle focus, waarna we je hopen op te leiden tot een zelfsturende en pro-actieve Roadsafetylab'er!  

Mocht je vragen hebben over het sollicitatieproces of de vacature, dan kan je terecht bij Iris van People & Culture iris.dormans@vvcr-prodrive.nl