Office Manager (stage)

 

Roadsafetylovers.

Wist je dat een verkeersongeval doodsoorzaak nummer één is op de werkvloer? Wij maken daar een eind aan. Klinkt ambitieus, maar als we eens kijken naar het aantal acceptabele verkeersongevallen binnen jouw bedrijf? Jouw collega’s? Jouw gezin? Exact. Wij streven naar nul werkgerelateerde verkeersongevallen en we gaan door tot we dit bereikt hebben.

"A goal without a plan is just a wish". Samen met onze klanten, medewerkers en onze aandeelhouder bouwen we hard aan de oplossing om schade en ongelukken in het verkeer te voorkomen. We werken samen met de grootste namen die net als wij de ambitie hebben om impact te maken en daarom gaat het ons lukken om onze doelen te realiseren. Roadsafety is a businesscase.

Technologie en systemen die rijactiviteiten van bestuurders overnemen, zien wij als een enorme kans. We zetten technologie, data én marketing in om verkeersgedrag te beïnvloeden van automatisme naar bewust gedrag. Daarmee voorspellen en voorkomen we verkeersongevallen in het werkverkeer en komen we elke dag dichter bij onze ultieme droom: een wereld zonder werkgerelateerde verkeersongevallen. 

 

Typisch Roadsafetylab.

  • We groeien hard, dus elke dag is anders. Met een gedrevenheid van hier tot Tokyo, zijn we echt niet te stoppen. We zijn een organisatie waarin je zelf verantwoordelijkheid neemt voor je werk. Dat betekent wel dat afspraak ook echt afspraak is, zodat we op elkaar kunnen rekenen
  • Je team bestaat uit de Head of People & Culture Iris en de AFAS Succesbeheerder (systems) Carmen.
  • We zijn een Scale up, dus gas geven en veranderen zit in ons bloed
  • Een heerlijk groen kantoor in Baarn met elke dag verse lunches en productieve samenkomsten om positieve energie en kennis te delen
  • We zijn een compleet gedigitaliseerd bedrijf wat het mogelijk maakt om vrijwel geheel online te opereren
  • Momenteel hebben we 28 medewerkers, een poule van 5 werkstudenten en een zzp-groep van 80 trainers. Een junior tot senior samengesteld topteam met een open, leergierige en bevlogen karakter
  • Een startcontract van 7 maanden (eerste contract), vervolgd door een lange samenwerking door wederzijdse liefde
  • Een riante stagevergoeding tussen de 1000,- en de 1500,- euro
  • 19 cent per kilometer bij een binnendienst functie met een maximum van 100 kilometer per dag

 


 

 

Missie van de stage.

In deze rol maak je deel uit van het People & Culture team. Het is jouw missie om samen met het team People & Culture op operationele wijze te zorgen voor een fijne werkomgeving, cultuur en faciliteiten. Je hebt een enorme impact op het welzijn van onze medewerkers en zorgt voor de leukste werkomgeving van Baarn, doordat je alles in de puntjes geregeld hebt. Samen met Iris voer je ideeën uit om de organisatie te laten groeien! Een Office manager is heel goed in staat prioriteit te geven aan de activiteiten die het beste als eerste kunnen worden uitgevoerd. Naast ervoor te zorgen dat het kantoor soepel draait door wekelijks lunch te bestellen, de planten water te geven, in beheer te zijn van materialen van onze medewerkers, het inplannen van sollicitatiegesprekken en het organiseren van de onboarding maand van nieuwe medewerkers, zorg je ook voor het regelmatig organiseren van evenementen en het klaarzetten van het inwerktraject van nieuwe medewerkers.

Competenties & Skills

  • Signaleren en oplossen van problemen in en om het kantoor
  • Werken aan de topprioriteiten door vorm te geven aan bedachte ideeën en concepten voor People & Culture
  • Het opnemen van de telefoon, afhandelen van inkomende mails
  • Ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte is van ons kantoorbeleid en huisregels en dat mensen hieraan herinnert worden als ze het even vergeten zijn.
  • Inrichten en continu verbeteren van de kantooromgeving; ervoor zorgen dat het er altijd netjes en verzorgd uitziet door contact te houden met het schoonmaakbedrijf en medewerkers op te voeden J
  • De nieuwe medewerkers welkom laten voelen en ze alle tools geven om de eerste maand(en) goed door te komen. Het organiseren en plannen van het pre- en onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers. Welkomstkado’s regelen, budgetbeheer, beheer van materialen, het boeken van de ruimtes voor presentaties, nieuwe en eigen medewerkers op de hoogte stellen van de gewenste evenementen, en klaarzetten van geleende goederen voor de eerste werkdag.
  • Regelen van alle kantoorbenodigdheden & boodschappen voor de lunch en eventuele vrijmibo’s. Eten & drinken regelen tijdens meetings of strategiedagen
  • Bezoekers, kandidaten en collega's verwelkomen op ons kantoor
  • Organiseren van teamuitjes en evenementen zoals: Inspiratie- en perenkistsessies; Massages op kantoor; sportavonden, Maandelijkse ontbijtbijeenkomsten; Zomer & Kerstfeest
  • Agendabeheer & voorbereiding van voorbereidingen met MT, klanten, etc.
  • basisvaardigheden UX design in AFAS, documentatiebeheer.

Onze kernwaarden, jouw DNA.

Inspireren - We willen allemaal van waarde zijn voor elkaars groei, en dat doen we door elkaar dagelijks te inspireren om beter, slimmer, fijner en efficiënter te werken. Goede ideeën worden gedeeld en iedereen heeft daar zijn proactieve aandeel in! Naast dat het in ons DNA zit, organiseren we inspiratiesessies om geïnspireerd te worden door mensen buiten ons bedrijf.

Verbinden -We organiseren veel momenten waarop je je altijd verbonden blijft voelen met de rest. Het gevoel dat je er niet alleen voor staat, dat je anderen kan ondersteunen in hun werk en dat je een team bent, maakt je sterk en zelfzeker in je werk. Je werkt dan ook altijd samen in een cirkel (team), waarmee met je met eigen cirkel verantwoordelijk bent voor de ondersteuning en support van elkaar.

Versterken - Om je zelfsturend te laten zijn, zullen we je altijd de tools aanreiken om jezelf sterker te maken in je werk. We besteden veel aandacht aan de onboarding en laten je niet gelijk los maar begeleiden je ook in het behalen van je persoonlijke en professionele leerdoelen. 

Winnen - we gaan voor goud. Alles wat we doen, doen we vol passie, motivatie en met het doel om te winnen. Een winnaarsmentaliteit kan bij jou daarom niet ontbreken. 

 

 

Jouw Road(safety)map.

Vanaf dag één ga je flink aan de slag! De eerste week zal in het teken staan van het leren kennen van de organisatie en de verschillende teams en het ERP-systeem waar we mee werken. Daarna zal je opgenomen worden door je eigen team en de eerste basistechnieken in jouw werk onder de knie krijgen. Daarnaast draai je de eerste vier weken elke week twee keer mee met onze frontlinie: het klantcontactcentrum. Op die manier leer je de klant, het systeem en de dagelijkse uitdagingen waar wij als bedrijf mee te maken hebben, extra goed kennen. Tot slot ga je die opgedane kennis en nieuwe inzichten toepassen in de praktijk en laat je zien wat je allemaal in huis hebt. 

 

Heb jij het in je DNA?

Na je eerste maand hopen we met je door te kunnen, daar waar het avontuur echt begint! Je gaat je functie helemaal eigen maken en wordt expert in je vak. In de vierde maand ga je aan de slag met een persoonlijk ontwikkelingsplan. De begeleiding in jouw ontwikkelpad heeft het eerste jaar de volle focus, waarna we je hopen op te leiden tot een zelfsturende en proactieve Roadsafetylab'er!  

Mocht je vragen hebben over het sollicitatieproces of de vacature, dan kan je terecht bij Iris van People & Culture. iris@vvcr-prodrive.nl